Importar pagos al sistema

El importador de pagos se utiliza para poder subir pagos al sistema de forma masiva e imputarlos en los clientes correspondientes.

Estos pagos pueden estar relacionados a:

  • Cobranza de instaladores o cobradores que registran los pagos en alguna planilla de Excel.
  • Plataforma de pago que aún no esté integrada al sistema.

Los pagos se suben al sistema por medio de un archivo CSV. Si contas con un archivo de Excel solo deberías modificarlo a CSV para que el sistema lo reconozca.

¿Cómo se usa?

Lo principal sería preparar el archivo para poder importarlo al sistema, los pasos a seguir son:

  • Obtener un archivo con los pagos de los clientes.
  • Importante, que el archivo tenga alguna información del cliente con la cual cruzar los datos y que el sistema lo reconozca. Por ejemplo el archivo debería contener al menos uno de estos datos:
    • Código de barras
    • Código de cliente
    • CBU
    • Número de tarjeta
    • Etc.
  • Agregar al archivo una columna con el concepto que tendría el recibo que se generaría con la acción de cargar el pago.
  • Para acomodarlo al archivo y que sea más práctico, podés eliminar las columnas vacías que queden en el medio de las columnas que se vayan a importar o todas las columnas que no se usen para importar. Es decir, se puede dejar el archivo limpio.
Este es un ejemplo de cómo se armaría el archivo para importar al sistema. Se podrían eliminar esas columnas del medio (Documento y Correo).
  • Por último, guardar el archivo como CSV.

¿Cómo subir el archivo al sistema?

  • Ir a menú/cajas/importador de pagos.
  1. Método de pago: Seleccionar el método de pago con el cual se cargará por defecto cuando se suba el archivo en cuestión. (Ejemplo, método de pago: efectivo).
  2. Caja: Elegir la caja en la que ingresarán las cobranzas que figuran en el archivo.
  3. Descargar ejemplo: Haciendo click en este botón descarga un archivo de ejemplo que contiene dos clientes para tener una guía de como armar el archivo.
  4. Archivo (CSV): Haciendo click en el botón “seleccionar archivo” se sube el archivo de CSV que se creó con los pagos de los clientes.
  5. Delimitador: Es el caracter que separa las columnas del archivo CSV. Recomendamos usar la opción de “punto y coma” ya que algunos datos de una columna pueden tener una coma.
  6. Saltar primera fila: Si el archivo tiene los títulos en la primera fila, habilitando esta opción podes saltar la primera fila para que no aparezca el título en los datos que se suben.
  7. Subir: Botón que tiene la acción de subir el archivo al sistema, lleva a una vista de trabajo donde se identificarán las columnas del archivo, y se podrá obtener una vista previa de la subida para validar que no hayan errores. Esta vista se ve así:
En la imagen solo se ven 3 columnas que las tomo como ejemplo pero hacia la derecha están las columnas de “concepto” y de “importe”, esta última es obligatoria para subir los datos.

En la imagen se ven los datos que se van a subir al sistema, siguiendo el ejemplo de la imagen tenemos:

  1. En la columna A tenemos el código de cliente, por lo tanto seleccionamos “Código**” en el campo de selección para identificar que esa columna corresponde al código del cliente.
  2. La columna B, como tiene el nombre del cliente y este puede estar cargado diferente en el sistema, recomendamos no importarlo por eso se puede ver que en el campo de selección quedó como “no importar”.
  3. En la columna C vemos el periodo al que corresponden los pagos, por lo tanto seleccionamos la opción “Periodo” (si bien, esta opción no es obligatoria, es válida para importar el dato si se requiere).
  4. Ver vista previa: Este botón genera una vista previa de la importación y se verá de la siguiente manera:
Vista previa de la importación.

Haciendo click en el botón “Simular importación” podremos ver si todos los pagos están en condiciones de ser subidos o si alguno de ellos arroja un error.
La simulación se ejecuta en segundo plano, si el archivo a subir es muy grande, puede que tome algunos minutos finalizar la simulación. Podes seguir el log de procesos rápido para ver cuando finaliza.

Luego de simular la importación vemos que 2 de 3 líneas a importar están pintadas de color verde y 1 de color amarillo. ¿Qué significa?

  • Color verde: Significa que esas filas están en condiciones para ser importadas.
  • Color amarillo: Marca un error en los datos cargados, posicionando el cursor arriba de la línea se puede ver el mensaje que devuelve el error. En este caso dice que “no existe cliente con ese código o está archivado”. Esta informando que no pudo encontrar el cliente que pertenece al código del archivo en el sistema o que el cliente puede estar archivado.

Una vez validados los datos hacemos click en el botón “Confirmar importación”. Se abrirá una ventana de confirmación donde informará el total de pagos a importar y solo los pagos que den error seguirán visualizándose en la tabla, los que no, desaparecerán de la tabla.

Hacer click en “Si, importar” y el proceso se ejecutará en segundo plano.

Como podemos ver, luego de importar los datos del archivo al sistema, la línea que había dado error continúa en la tabla y las otras si se pudieron importar correctamente generando cada una un recibo al cliente correspondiente.

Revisando en la tabla de “clientes archivados”, encontré que este cliente ID 975 está archivado. En este caso se puede cargar el pago de forma manual.